KMU-Magazin Nr. 10, Oktober 2026 Vorsorgeauftrag – damit das KMU handlungsfähig bleibt

Fällt die Inhaberin oder der Inhaber eines KMU unerwartet aus, kann die Handlungsfähigkeit des Betriebs rasch gefährdet sein. Ein Vorsorgeauftrag schafft Klarheit: Er regelt, wer im Fall der Urteilsunfähigkeit persönliche, finanzielle und geschäftliche Angelegenheiten übernehmen darf.

Ein Unfall auf dem Arbeitsweg, ein plötzlicher Herzinfarkt oder eine fortschreitende Demenz kann den Inhaber eines KMU unvermittelt daran hindern, wichtige Entscheidungen zu treffen. In diesem Moment geht es nicht nur um persönliche Fragen. Im Betrieb müssen weiterhin Löhne bezahlt, Rechnungen beglichen, Verträge erfüllt und Kunden sowie Lieferanten betreut werden. Gleichzeitig erwarten Banken, Versicherungen und Behörden eine handlungsfähige Ansprechperson.

Ist nicht geregelt, wer diese Aufgaben übernehmen darf, kann gerade ein inhabergeführtes KMU rasch in eine schwierige Lage geraten. Ein Vorsorgeauftrag schafft für den Fall der Urteilsunfähigkeit eine vorausschauende Grundlage. Er legt fest, wer persönliche Angelegenheiten regelt, das Vermögen verwaltet und die betroffene Person gegenüber Dritten vertritt.

Wenn Vertretung ungeklärt ist

Ohne entsprechende Regelung ist in einer persönlichen Krisensituation nicht automatisch gewährleistet, dass Angehörige die urteilsunfähige Person umfassend vertreten oder das Unternehmen weiterführen können. Zwar besteht für Ehegatten und eingetragene Partner eine gesetzliche Vertretungsbefugnis. Diese erstreckt sich nach Art. 374 ZGB insbesondere auf gewöhnliche Rechtshandlungen des täglichen Bedarfs sowie die ordentliche Verwaltung von Einkommen und Vermögen.

Oft reicht diese Befugnis jedoch nicht aus. Sie regelt beispielsweise nicht ohne Weiteres, wer grössere Investitionen beschliessen, Finanzierungen verhandeln, wichtige Verträge ändern oder die strategische Führung des Betriebs übernehmen darf. Für weitergehende oder ausserordentliche Geschäfte kann deshalb die Zustimmung der Erwachsenenschutzbehörde erforderlich sein.

Bis die notwendigen Zuständigkeiten geklärt sind, können Zahlungen, Lohnläufe, Bankkontakte, Behördengänge und Vertragsverhandlungen verzögert werden. Ein Vorsorgeauftrag ermöglicht demgegenüber eine unternehmensspezifische Regelung. Er legt frühzeitig fest, wer im Fall der Urteilsunfähigkeit welche Aufgaben übernimmt und in welchem Umfang die betreffende Person handeln darf.

kurz & bündig

• Ein Vorsorgeauftrag legt fest, wer bei Urteilsunfähigkeit persönliche, finanzielle und geschäftliche Angelegenheiten übernimmt und in welchem Umfang diese Person handeln darf.
• Wichtig sind klare Regelungen zu Vertretung, Kontozugriffen, Verträgen, digitalen Zugängen und Entscheidungsbefugnissen.
• Damit der Auftrag im Ernstfall greift, müssen Formvorschriften eingehalten, Ersatzpersonen bestimmt und die Regelungen regelmässig aktualisiert werden.

Frühzeitig vorsorgen

Mit einem Vorsorgeauftrag nach Art. 360 ff. ZGB kann eine handlungsfähige Person frühzeitig bestimmen, wer sie vertreten soll, wenn sie später urteilsunfähig wird. Der Auftrag kann auf die persönlichen Bedürfnisse und die konkrete Organisation des Betriebs zugeschnitten werden. So lässt sich im Voraus festlegen, welche Person oder Stelle handeln darf und welche Befugnisse, Grenzen und Kontrollmechanismen gelten. Der Vorsorgeauftrag kann drei Aufgabenbereiche umfassen: die Personensorge, die Vermögenssorge und die Vertretung im Rechtsverkehr. Diese Bereiche können gemeinsam oder getrennt geregelt und unterschiedlichen Personen übertragen werden.

Die Personensorge betrifft persönliche Angelegenheiten und die Organisation notwendiger Unterstützung. Dazu gehören beispielsweise die Koordination von Betreuung und Pflege sowie die Regelung persönlicher Belange. Die Personensorge setzt ihrem Inhalt nach eine natürliche Person voraus, da sie die persönliche Betreuung und Unterstützung der betroffenen Person umfasst. In einer Patientenverfügung kann zudem festgehalten werden, welchen medizinischen Massnahmen eine Person zustimmt oder welche sie ablehnt und wer sie in medizinischen Fragen vertreten soll. Die Patientenverfügung kann den Vorsorgeauftrag ergänzen, ersetzt ihn aber nicht.

Die Vermögenssorge reicht bei Unternehmen weit über die Verwaltung privater Konten hinaus. Zu regeln ist, wer auf Geschäfts- und Privatkonten zugreifen, Zahlungen auslösen, Steuern begleichen und Versicherungen verwalten darf. Auch laufende Verpflichtungen wie Mieten, Leasingverträge, Lieferantenrechnungen und Kreditverträge sollten berücksichtigt werden. Die Vermögenssorge kann einer natürlichen oder einer juristischen Person übertragen werden. Infrage kommen etwa ein Familienmitglied, ein Treuhandbüro oder eine Anwaltskanzlei. Entscheidend sind fachliche Eignung, zeitliche Verfügbarkeit, Unabhängigkeit und persönliches Vertrauen.

Auch die digitale Infrastruktur gehört in die Planung. E-Banking, Buchhaltung, Lohnsysteme, Cloud-Dienste und E-Mail dürfen nicht vom Wissen oder dem Passwort einer einzigen Person abhängen. Zugangsdaten sollten aus Sicherheitsgründen nicht ungeschützt im Vorsorgeauftrag festgehalten werden. Sinnvoll ist ein separates, gesichertes und regelmässig aktualisiertes Verzeichnis, auf das der Vorsorgeauftrag verweist.

Vertretung wirksam regeln

Die Vertretung im Rechtsverkehr betrifft das Auftreten gegenüber Behörden, Gerichten, Banken, Versicherungen, Vertragspartnern und weiteren Dritten. Für eine Einzelfirma kann ausdrücklich festgelegt werden, wer das Geschäft weiterführt, Offerten und Verträge unterzeichnet, Zahlungen freigibt und die laufende Kommunikation übernimmt.

Der Vorsorgeauftrag schafft jedoch keine automatische Organstellung. Die beauftragte Person wird dadurch nicht ohne Weiteres Verwaltungsratsmitglied, Geschäftsführer oder zeichnungsberechtigte Person. Der Auftrag ersetzt auch keine gesellschaftsrechtlich erforderlichen Beschlüsse und verändert nicht automatisch Handelsregistereinträge, Statuten oder bestehende Zeichnungsberechtigungen. Ergänzende gesellschaftsrechtliche und organisatorische Regelungen bleiben deshalb erforderlich.

Nach Art. 361 ZGB muss der Vorsorgeauftrag entweder vollständig von Hand geschrieben, datiert und unterschrieben oder öffentlich beurkundet werden. Ein am Computer verfasstes und lediglich unterschriebenes Dokument genügt als eigenhändiger Vorsorgeauftrag nicht. Wer den Auftrag ändern will, sollte eine neue formgültige Fassung erstellen und darin ausdrücklich festhalten, dass frühere Versionen ersetzt werden.

Der Vorsorgeauftrag verleiht nicht bereits mit seiner Errichtung eine sofortige Vertretungsmacht. Tritt die Urteilsunfähigkeit ein, prüft die zuständige Erwachsenenschutzbehörde nach Art. 363 ZGB insbesondere, ob der Auftrag formgültigerrichtet wurde, ob die Urteilsunfähigkeit besteht und ob die beauftragte Person geeignet und bereit ist, die vorgesehenen Aufgaben zu übernehmen. Erst nach dieser Validierung kann sie im vorgesehenen Umfang tätig werden. Der Auftrag sollte deshalb so klar und konkret formuliert sein, dass die gewünschte Zuständigkeit sowie die Befugnisse und Grenzen der Vertretung eindeutig erkennbar sind.

Vorsorge ist Führungsaufgabe

In der Praxis scheitern Vorsorgeaufträge häufig an formalen oder organisatorischen Mängeln. Das Dokument wird am Computer erstellt und lediglich unterschrieben, die beauftragte Person wurde nicht angefragt oder der Auftrag wird nach Veränderungen im Unternehmen nicht aktualisiert. In einen sorgfältig geplanten Vorsorgeauftrag gehört zudem eine Ersatzperson. Die zuerst eingesetzte Person kann verhindert sein, die Aufgabe ablehnen oder selbst in einen Interessenkonflikt geraten. Ebenso wichtig ist die Auffindbarkeit. Die beauftragte Person sollte wissen, dass ein Vorsorgeauftrag besteht und wo sich das Original sowie die ergänzenden Unterlagen befinden.

Ein Vorsorgeauftrag ist ein Instrument verantwortungsvoller Unternehmensführung. Er ersetzt weder eine Patientenverfügung noch einen Unternehmens-Notfallplan und löst nicht jedes gesellschaftsrechtliche Problem. Er schafft jedoch eine klare Ausgangslage für den Fall, dass die zentrale Person unerwartet ausfällt. Das schützt den Betrieb vor unnötigen Verzögerungen und entlastet zugleich die Familie sowie die Erwachsenenschutzbehörde. Der richtige Zeitpunkt für die Regelung ist nicht nach dem Unfall oder der Diagnose, sondern solange die eigene Urteilsfähigkeit und Wahlfreiheit bestehen. Wer Zuständigkeiten, Befugnisse und Grenzen rechtzeitig festlegt und die Regelung regelmässig aktualisiert, erhöht die Chance, dass das KMU auch in einer persönlichen Krisensituation handlungsfähig bleibt.