KRFACTS AUSGABE MÄRZ 2026 Elektronische Signaturen und digitale Verträge: Rechtliche Grundlagen und praktische Hinweise

Digitale Geschäftsprozesse bestimmen heute die Vertragsabwicklung in fast allen Branchen. Elektronische Signaturen sind ein zentrales Instrument für Effizienz und Flexibilität, doch die rechtlichen Rahmenbedingungen sind komplex und werfen praktische Fragen auf. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über gesetzliche Vorgaben und praxisrelevante Stolpersteine bei der Nutzung elektronischer Signaturen in der Schweiz.

Elektronische Signaturen: Welche Arten gibt es?

Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) unterscheidet vier Arten mit unterschiedlichen Anforderungen an Sicherheit und Rechtswirkung:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Hierzu zählen etwa angefügte Bilddateien mit Unterschriften oder die Bestätigung durch Anklicken von Checkboxen („Ich stimme zu“). Die EES bietet keinen sicheren Identitätsnachweis und ist daher für viele Geschäfte mit Formvorschriften nicht rechtsgenügend.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Die FES ergänzt die EES um zusätzliche Sicherheitsmerkmale, in der Regel durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Identität und Authentizität sind so besser nachvollziehbar. Eine rechtliche Gleichstellung mit der eigenhändigen Unterschrift wird jedoch nicht erreicht.
• Geregelte elektronische Signatur (GES): Die GES baut auf der FES auf und integriert zusätzlich ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat eines anerkannten Anbieters.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES gilt als rechtlich stärkste elektronische Signatur und ist, wenn sie durch eine zertifizierte Anbieterin (aktuell sind dies für Private nur Swisscom Sign, DigiCert oder SwissSign) erstellt wird, der eigenhändigen Unterschrift gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR vollständig gleichgestellt. Die Anbieterinnen garantieren dabei sowohl die Identität der unterzeichnenden Person als auch die Integrität des Dokuments. Die weitverbreitete elektronische Signatur von DocuSign ist in der Schweiz keine QES und somit nicht der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Grundsatz: Keine Formerfordernisse beim Abschluss von Verträgen

In der Schweiz gilt die Vertragsfreiheit, wozu auch die Formfreiheit gehört. Demnach sind die meisten Verträge auch ohne schriftliche Unterschrift gültig, denn sie könnten auch nur mündlich geschlossen werden. Sämtliche Signaturen sind in diesen Fällen ausreichend. Das Format kann jedoch eine Rolle spielen, wenn die Identität der unterzeichnenden Person z.B. in einem späteren Prozess, angezweifelt wird.

Ausnahme 1: Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform

Für bestimmte Rechtsgeschäfte sieht das Gesetz ausdrücklich Schriftform vor; Beispiele sind die Kündigung von Mietverträgen (Art. 266l OR), Lehrverträge (Art. 344a OR) oder die Abtretung von Forderungen (Art. 165 OR). In diesen Fällen ist zwingend entweder eine eigenhändige Unterschrift oder die Unterzeichnung mit einer QES erforderlich. EES oder FES sind nicht ausreichend. Das Versäumnis, die Formvorschriften einzuhalten, führt zur Nichtigkeit oder Ungültigkeit des ganzen Rechtsgeschäfts.

Ausnahme 2: Die gewillkürte Schriftform

Viele Verträge enthalten einen Schriftformvorbehalt. In solchen Vertragsklauseln wird darauf hingewiesen, dass sämtliche Änderungen des Vertrags der Schriftform bedürfen. Ohne nähere Umschreibung, was mit «Schriftform» genau gemeint ist, wird davon ausgegangen, dass die eigenhändige Unterschrift oder eine QES vorliegen muss, um die Vertragsparteien zu binden (vgl. Art. 16 Abs. 2 OR). Möchten die Parteien andere Formen der Schriftlichkeit zulassen, wie die FES, empfiehlt es sich, dies explizit festzuhalten.

Besondere Herausforderungen bei internationalen Verträgen

Bei internationalen Verträgen gelten zusätzliche Anforderungen: Während die QES nach Schweizer ZertES in der Schweiz höchste Rechtsgültigkeit besitzt, anerkennen die EU-Staaten nur Signaturen, die gemäss eIDAS-Verordnung zertifiziert sind Für länderübergreifende Verträge ist daher eine sorg-fältige Prüfung der jeweiligen Signaturstandards unabdingbar.

Archivierung ohne Medienbruch

Originalität und Nachweisbarkeit elektronisch signierter Dokumente hängt von deren korrekter Archivierung ab. Digital signierte Dokumente sollten konsequent digital und nicht etwa als Ausdrucke archiviert werden, da nur die digitalen Dokumente Originale darstellen. Bei handschriftlichen Unterschriften sind ausschliesslich die Papieroriginale von rechtlicher Relevanz, eingescannte Varianten gelten nur als Kopie und können bei Streitigkeiten nicht als Nachweis genügen. Wird ein Dokument von der einen Partei digital und der anderen von Hand unterzeichnet, sind beide Originale aufzubewahren.