KMU-Magazin Nr. 10, Oktober 2019 Eine Übersicht zum Umgang mit berufsorientierten Kosten
Der Beitrag zeigt, unter welchen Voraussetzungen berufsorientierte Kosten für die Aus- und Weiterbildung steuerlich abzugsfähig sind, wie Arbeitgeber Weiterbildungsvereinbarungen mit Arbeitnehmern prüfen sollten und auf welche Rahmenbedingungen im Hinblick auf Bundesbeiträge zu achten ist.
Seit dem Jahr 2016 können Kosten derberufsorientierten Aus- und Weiterbildung bis CHF 12000 pro Steuerperiode vom Steuerpflichtigen in Abzug gebracht werden. Ab Januar 2018 werden die Bundesbeiträge für Kurse, welche auf eidgenössische Prüfungen vorbereiten, direkt an die Absolvierenden und nicht mehr an die Veranstalter ausbezahlt.
Worauf zu achten ist
Was ist in diesem Zusammenhang für Arbeitgeber von Bedeutung?
Abzug berufsorientierter Kosten bei unselbstständig Erwerbenden
Bis anhin konnten Weiterbildungs- und die objektiv notwendigen Umschulungskosten im Rahmen der privaten Steuerdeklaration abgezogen werden. Der Abzug von Ausbildungskosten war nicht möglich. Ab 2016 wurde die Abgrenzung zwischen Aus- und Weiterbildung fallen gelassen und neu können sowohl Aus- wie auch Weiterbildungskosten in Abzug gebracht werden. Neu wird daran angeknüpft, ob eine Berufsorientiertheit vorliegt. Dies wird bejaht, wenn der Bildungslehrgang, nach der allgemeinen Lebenserfahrung und dem allgemeinen Lauf der Dinge, für die berufliche Tätigkeit nützlich ist; die entsprechenden Kosten sind abzugsfähig. Irrelevant ist die Frage, ob die neu erlernten Fähigkeiten auch tatsächlich im Erwerbsleben angewendet werden.
Keine Berufsorientiertheit und damit nicht abzugsfähig ist die sogenannte Selbstentfaltung, das heisst, wenn ein Lehrgang nur der Liebhaberei oder einem Hobby dient. Eine Selbstentfaltung beziehungsweise ein Hobby liegt vor, wenn unter Einsatz der im Lehrgang erworbenen Fähigkeiten bei einer 100-prozentigen Tätigkeit der Lebensunterhalt nicht verdient werden kann. Als Beispiele eines Hobbys wird der Tanzkurs (ausgenommen Ausbildungen zum professionellen Tanzlehrer) oder der Divemaster genannt. Ebenfalls eher nicht abzugsfähig sind Weiterbildungen von Pensionierten, da diese nicht mehr berufsorientiert sind (Bergsteigerkurs, Weinseminare, Erste-Hilfe-Kurse etc.).
Nicht abzugsfähig bleiben die Kosten der sogenannten ersten Grundausbildung (Primar- und Sekundarstufe I und II). Umgangssprachlich ausgedrückt handelt essich dabei um die obligatorische Schulzeit. Die höhere Berufsbildung (Tertiärstufe wie Zweitwegmatura, Fachhochschule, Universität) gehört nicht zur obligatorischen Schulzeit. Die Kosten dafür können zum Abzug berechtigen, wenn der Steuerpflichtige selbst dafür aufkommt. «Klassische» Studenten können meistens keinen Abzug geltend machen, da diese Kosten von den Eltern bezahlt und im Rahmen von deren Steuererklärung in Abzug gebracht werden («Kinderabzug» bei den Eltern).
Zusammenfassend (besondere Fälle können bei Personen bis zur Vollendung des 20. Altersjahres vorliegen) ist die Abzugsfähigkeit gegeben,
- wenn die Kosten berufsorientiert sind, und
- wenn die Kosten nicht von Dritten (Eltern, Arbeitgeber) bezahlt werden, und
- ein erster Abschluss auf Sekundarstufe II (Matura, Lehrabschluss) vorliegt oder
- eine über 20-jährige Person Ausbildungskosten der Tertiärstufe geltendmacht.
Der Abzug bei der Bundessteuer ist pro Steuerpflichtigen und Steuerjahr auf maximal CHF 12 000 begrenzt; das gleiche gilt bei fast allen Kantonen.
Sofern aufgrund einer Weiterbildungsvereinbarung mit dem Arbeitgeber bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses gewisse Kosten zurückbezahlt werden müssen, können diese zum Zeitpunkt der Rückzahlung bis zum Maximalbetrag in Abzug gebracht werden.
Eigene Bildungsmassnahmen bei Selbstständigerwerbenden
Bei Selbstständigerwerbenden stellt sich die Frage, ob die Kosten der Bildung als geschäftsmässig begründeter Aufwand unbegrenzt oder – da nicht geschäftsmässig begründet – begrenzt bis zum Maximalbetrag von CHF 12 000 in Abzug gebracht werden dürfen; das ist mit Blick auf die geschäftlich ausgeübte Tätigkeit zu beurteilen.
Bundesbeiträge für Kurse, dieauf eidgenössische Prüfungen vorbereiten
Seit Januar 2018 werden Bundesbeiträge für Kurse, die auf eidgenössische Prüfungen vorbereiten, direkt an die Absolvierenden – und nicht mehr an die Veranstalter – ausbezahlt. Eine Liste der zugelassenen Kurse ist unter www.meldeliste.ch einsehbar (von A wie Arbeitsagoge bis Z wie Zollfahnder). Der Bund übernimmt nach Absolvieren der eidgenössischen Prüfung 50 Prozent der angefallenen Kursgebühren, maximal CHF 9500 (Berufsprüfung) beziehungsweise CHF 10 500 (höhere Fachprüfung). Die Prüfung muss nur absolviert, aber nicht bestanden worden sein. Zudem muss der Absolvierende zum Prüfungszeitpunkt Wohnsitz in der Schweiz gehabt haben. Zu beachten ist auch, dass der Kurs erst ab 1. Januar 2017 begonnen haben darf und die Prüfung erst ab 1. Januar 2018 absolviert worden ist.Der Absolvierende kann nach Absolvieren der Prüfung ein Gesuch über das Onlineportal des SBFI stellen, um die Bundesbeiträge zu erhalten.
Im Rahmen der Gesuchseingabe sind die auf den Teilnehmer ausgestellten Rechnungen und Zahlungsbestätigungen sowie die Prüfungsverfügung hochzuladen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Rechnung auf den Mitarbeitenden ausstellen zu lassen. Nach Prüfung des Gesuchs wird der Bundesbeitrag an den Mitarbeitenden ausbezahlt. Weitere Informationenfinden sich beim Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation SBFI (www.sbfi.admin.ch).
Aus Sicht des Arbeitgebers
Wie vorstehend erwähnt, wurden die Bundesbeiträge bis 2018 an die Veranstalter ausgerichtet. Ab 2018 werden diese an die Teilnehmer bezahlt. Im Ergebnis haben sich die Kursgebühren im Grundsatz entsprechend erhöht. Als Arbeitgeber ist daher darauf zu achten, dass im Rahmen der finanziellen Unterstützung des Mitarbeitenden die Unterstützung derart konzipiert ist, dass die Bundesbeiträge vom Mitarbeitenden erfolgreich geltend gemacht werden können. Bei der Ausarbeitung der arbeitsvertraglichen Grundlage (sogenannte Weiterbildungsvereinbarung) sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Geltendmachung der Bundesbeiträge zu beachten.
Der Rechnungsempfänger und -zahler soll der Mitarbeitende sein. Zusätzlich ist eine Verpflichtung des Mitarbeitenden einzufügen, wonach dieser zur Gesuchseinreichung gegenüber dem SBFI verpflichtet wird und erhaltene Beiträge offenlegt, damit diese im Rahmen der finanziellen Unterstützung durch den Arbeitgeber an- beziehungsweise abgerechnet werden können.
Die Weiterbildungsvereinbarung hat zudem die rechtlichen Voraussetzungen zu beachten, um im Fall einer Rückforderung der vom Arbeitgeber geleisteten Beiträge, beispielsweise bei vorzeitiger Kündigung durch den Mitarbeitenden, einen durchsetzbaren Rechtstitel vorweisen zu können (siehe dazu Nicole Prince und Raffael Steger, Weiterbildungsvereinbarung – Was es zu beachten gilt , «KMU-Magazin» Nr. 10, Oktober 2018).
Berufsorientierte und nicht-berufsorientierte Weiterbildungen
Lautet die Rechnung der Kursgebühren auf den Mitarbeitenden, damit die Gesuchseinreichung beim SBFI ohne Probleme erfolgen kann, und werden diese Kosten aber vom Arbeitgeber getragen, sind diese im Lohnausweis wie folgt zu bescheinigen:
Kosten für nicht-berufsorientierte Weiterbildungen stehen nicht in einem engen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit des begünstigten Mitarbeitenden und sind daher bruttolohnrelevant. Im Lohnausweis sind solche Entschädigungen unter Ziffer 3 (Unregelmässige Leistungen) zu deklarieren.
Kosten für berufsorientierte Weiterbildungen sind nicht bruttolohnrelevant (vgl. Ziffer 11 Buchstabe p. im Merkblatt 2.01, Lohnbeiträge an die AHV, IV und die EO) und sind im Lohnausweis unter Ziffer 13.3 (Beiträge an die Weiterbildung) zu bescheinigen.
Rückzahlung von Weiterbildungskosten
Üblicherweise enthält eine Weiterbildungsvereinbarung eine Klausel, wonach innerhalb eines bestimmten Zeitraumes nach Abschluss einer vom Arbeitgeber ganz oder teilweise bezahlten Weiterbildung bei einem «vorzeitigen» Stellenwechsel eine Rückzahlung der geleisteten Beiträge an den Arbeitgeber zu erfolgen hat. Entschädigungen des neuen Arbeitgebers für Kosten von bereits abgeschlossenen berufsorientierten Aus- und Weiterbildungen (inklusive Umschulungen) stellen steuerbares Einkommen dar, sind bruttolohnrelevant, und sie sind daher im Lohnausweis unter Ziffer 3 (Unregelmässige Leistungen) vom neuen Arbeitgeber aufzuführen.
Irrelevant ist dabei, ob diese Zahlung für vom Mitarbeitenden bezahlte Kurskosten oder für den Ausgleich einer Rückzahlungsverpflichtung gegenüber dem alten Arbeitgeber erfolgt sind; sie bleiben bruttolohnrelevant.
Der bisherige Arbeitgeber hat die erfolgte Rückzahlung des bisherigen Mitarbeitenden im Lohnausweis nicht zu bescheinigen, er kann jedoch unter Ziffer 15 (Bemerkungen) einen entsprechenden Hinweis anbringen.
Das Fazit: Die Voraussetzungen für eine Abzugsfähigkeit von Kosten für Aus- und Weiterbildung sind für alle gelockert worden. Mit der direkten Auszahlung der Bundesbeiträge an die Teilnehmenden hat der Arbeitgeber, welcher finanzielle Beiträge an diese Aus- und Weiterbildung leistet, neue Rahmenbedingungen zu beachten. Insbesondere die Pflicht zur Gesuchseinreichung für die Geltendmachung der Bundesbeiträge und eine Offenlegungspflicht des Mitarbeitenden sind dabei explizit in der Weiterbildungsvereinbarung aufzuführen. Neue und bestehende Weiterbildungsvereinbarungen sind an diese neuen Rahmenbedingungen anzupassen, damit nicht mehr als notwendig vom Arbeitgeber bezahlt wird.
